Independente de qual seja o setor em que você esteja trabalhando, atrasos são muito comuns na administração de projetos, mas, já que o projeto sofreu um solavanco e ficou para trás, o que fazer para que ele volte a andar nos trilhos?

A coisa mais importante é não entrar em pânico, pessoas com mente calmas sempre pensam melhor. Porém, o tempo ainda é um fator muito importante e definitivo quando um projeto está ficando atrasado, por isso é de máxima importância evitar que isso aconteça, do contrário, a organização estará passível de consequências caras e complicadas. Lembre-se sempre: nunca deixe para amanhã o que você pode fazer hoje. Uma faísca pequena pode se tornar um incêndio muito rápido.

Saiba o que fazer para contornar essa situação.

Identifique a raiz do problema

Identificar precisamente a origem de um problema ou atraso é crucial. Sem saber a razão principal de um atraso, você pode transformar uma coisa simples num problema muito maior. Procure sempre a raiz de todos os problemas para apontar soluções corretas e eficazes. Um exemplo que se tornou muito comum foi atrasos nas produções em decorrência da falta de suprimentos causada pela pandemia. Uma sugestão é se utilizar de ferramentas de análise de causa raiz, como gráficos ou diagramas. Em resumo a causa raiz é a solução para que seu projeto volte a andar na linha.

Mantenha as pessoas importantes instruídas

Manter as pessoas diretamente ligadas ao problema ou interessadas na sua resolução desde o início da ação até a resolução final é um período muito importante na tentativa de traze esse projeto rebelde de volta ao normal. Essa comunicação pode ser afetada por responsáveis que podem tentar resolver os problemas sozinhos antes que cheguem à outras pessoas ou estejam muito sobrecarregados de tarefas e não passem as informações adiante. A comunicação tem de ser clara com todas as pessoas durante todo o processo dado que a resolução é um trabalho em equipe.

Apoie sua equipe

Gerentes com experiência sabem muito bem que projetos são esforços realizados em equipe, soluções são montadas se utilizando de atitudes apoiadas em equipe.  Depois de identificar a raiz do problema e ter se comunicado com todas as pessoas necessárias, envolva todas as pessoas e as deixe a par da situação e de quais serão suas funções dali para frente.

Ajuste o escopo e reavalie o plano de projetos  

Será necessário analisar o escopo e reanalisar o plano inicial de tudo, para entender aonde foi que as coisas começaram a dar errado, e mudar aquilo que não funcionou para uma alternativa melhor. Essa parte é fundamental e essencial.

Analise seus recursos

Diante dos equívocos que comprometeram o projeto, antes da retomada cabe uma avaliação de como os recursos profissionais estão sendo utilizados. Uma breve análise pode identificar eventuais sobrecargas, falta de qualificação adequada, desperdícios, entre outros cenários.

O segredo é analisar exatamente cada recurso disponível e identificar habilidades, treinamento e experiência para saber em qual etapa do projeto ele se encaixa melhor.

Faça o monitoramento

Acompanhe e documente cada passo do processo. Parece uma tarefa monótona e complicada, mas é imprescindível importante anotar tudo que foi feito, está sendo feito e ainda falta fazer. Isso vai garantir que um projeto futuro não sofra as mesmas consequências além de mostrar com eficácia a ação que está sendo tomada.

Fonte: It Fórum

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